電子帳簿保存法をご存知でしょうか？

 

見積書などの書類の保管方法に関して定めた法律ですが、今まではあまり気にされていませんでした。

その理由は、基本的にどんな書類でも紙で印刷してファイリングすればよかったからです。

 

しかし、2022年1月1日施行の法律でこの部分が大きく改定されました。

改正内容としては、メールなど電子データでのやり取りの書類に関して紙で印刷しての保管が禁止となります。

また、電子データで保管するための要件として「可視性の要件」と「真実性の要件」が求められます。

可用性の要件とは・・・

・ただ個人でローカルデータに保存するのではなく、会社として書式（例：日時、会社名、金額など）を統一して検索がスムーズにできることです。

こちらは社内でルール決めを徹底することで問題なく対応できるかと思います。

そして、真実性の要件とは

・ファイルの訂正および削除を防止し、改ざんができない状態にすることです。

そのための対策としては、

①タイムスタンプの活用

②操作ログの収集

があります。

ただし、①に関しては従業員などすべての方が逐一スタンプの押印が必要となり対応が大変です。

そこでFISとしておすすめするのが②の方法です。

こちらは既にサーバー導入済みの方であればソフトのインストールだけで電子帳簿保存法対応ができます。

 

さらに、働き方改革への取り組みやペーパーレスなども同時に進めることが可能です。

 

電子帳簿保存法の改定は既に施行されており、その対応の猶予期間も残り2年間しかありません。

 

まだ対応がなされていない方はすぐに対応を始める必要があります。

お困りの方はぜひ各アイコン担当までお申し付けください！